Voorbereiding en indiening van sake in die argief is 'n integrale deel van die werkvloei. Hulle registrasie begin in die organisasie vanaf die oomblik dat die dokumente ingedien is, en eindig met die oordrag na die argief aan die einde van die kalenderjaar of opbergingsperiodes. In sommige gevalle word lêers langer as een jaar bewaar. Dit sluit byvoorbeeld dokumente in wat verband hou met personeelrekords.
Instruksies
Stap 1
Om die prosedure vir die indiening van sake in die argief nie veel tyd in beslag te neem nie, moet u die reëls vir registrasie tydens die huidige werkstroom volg. Wanneer u sake na die argief oorplaas vir permanente of tydelike opberging, moet u dokumente, nommerbladsye stik, 'n finale inskripsie opstel, indien dit deur werkinstruksies voorsien word, en ook 'n interne inventaris opstel.
Stap 2
Terselfdertyd word die naam van die organisasie of onderneming, die indeks in ooreenstemming met die nomenklatuur van sake, die datum van opening en sluiting van die saak, sowel as die bewaringstydperk aangedui op die titelblad van die lêer wat oorhandig word. oor na die argief.
Stap 3
Dokumente wat u moet argiveer, word in 'n aparte hardebandmap gebêre. As die dokument van besondere waarde is, word dit gewoonlik nie gestik nie, maar in 'n lêer of koevert geplaas en aan die saak geheg. Aan die einde van die gestikte en genommerde saak word 'n attestasieblad geplaas en aan die begin 'n interne inventaris. In hierdie geval moet die dikte van die tassie nie meer as 40 mm wees nie, en die aantal velle nie meer as 250 nie.
Stap 4
Vir sake wat permanent in die argief gestoor word, sowel as tydelik, maar nie minder nie as tien jaar, word 'n inventaris opgestel om sake na die argief oor te dra. Terselfdertyd word 'n aparte inventaris opgestel vir dokumente wat verband hou met personeelrekords. Die name van sake word daarin opgeneem, waarvan elkeen 'n reeksnommer toegeken het, en 'n naamkode word ook aangedui. Inventarisse word in duplikaat gemaak indien die lêers in die argief van die organisasie bly. As die lêers na die staatsargiewe oorgedra moet word, moet daar vier eksemplare wees.
Stap 5
Sake wat onder die stoor van minder as tien jaar onder bewaring kan kom, kan na goeddunke van die organisasie se bestuur geargiveer word. Die behoefte om sake in te dien, hang af van die werklading van die argief, die frekwensie van toegang tot ou dokumente, ens.
