Die opbergvoorwaardes van kontrakte wat deur die onderneming gesluit word, word nie deur die industriestandaarde en -norme gereguleer nie, en die vraag ontstaan dus dikwels hoe u die verlies daarvan kan vermy en die regte opberging en boekhouding kan organiseer. Die redelikste oplossing vir hierdie kwessie is die uitreiking van 'n korporatiewe handeling van 'n spesifieke onderneming, wat die prosedure vir die voorbereiding, sluiting en bewaring van hierdie dokumente sal bepaal.
Instruksies
Stap 1
As u onderneming baie met derdeparty-organisasies saamwerk en die aantal kontrakte wat gesluit is, beduidend is, is dit sinvol om die opberging aan die kantoor of kantoorafdeling toe te vertrou. Dit is baie gerieflik, want in die kantoor word alle dokumente wat deur die hoof geteken is en deur kontrakteurs gestuur is, geregistreer. Na die registrasie van die voltooide kontrak, moet die werknemers van die kantoor die vereiste aantal eksemplare maak en aan die verantwoordelike eksekuteurs versprei en die oorspronklike dokumente op 'n spesiaal aangewese plek bewaar.
Stap 2
As u onderneming klein is en u nie 'n klerklike afdeling het nie, sowel as 'n verantwoordelike klerk, dan is dit belangrik om kontrakte te gebruik, maar selde gebruik, byvoorbeeld vir huur of koop van vaste eiendom, om in die regsafdeling te bly die samestellende en regsdokumente van die maatskappy. Die rekenmeestersafdeling, wat daarop bereken, moet afskrifte van hierdie kontrakte verskaf. Op dieselfde plek, in die rekeningkundige afdeling, stoor en kontrakteer vir die lewering, dienste en werkverrigting as een van die tipes primêre boekhoudkundige dokumentasie, wat die vereiste beheer van vereffeninge, betalingsvoorwaardes of konstante periodieke betalings (nutsrekeninge, kommunikasie) benodig.
Stap 3
In elk geval moet alle kontrakte hul eie, interne registrasie hê, en elkeen moet 'n nommer kry waarop dit in die elektroniese kontrakregister opgeneem sal word. Hierdie log kan in Excel-sigblaaie gedoen word. Benewens die elektroniese joernaal is dit nodig om 'n papierregister te hou oor die uitreiking van hierdie ooreenkomste, wat sal aandui wanneer en aan wie van die verantwoordelike eksekuteurs die oorspronklike ooreenkoms oorhandig is. Hierdie joernaal moet velde bevat vir die ondertekening van die verantwoordelike eksekuteur, wat die feit van ontvangs en aflewering van die kontrak vir bewaring bevestig.
Stap 4
Beskryf die prosedure vir die werk met kontrakte in die Regulasies oor die prosedure vir die voorbereiding, sluiting en berging van kontrakte en keur dit deur die hoof van die onderneming goed.
