Ondernemingsdokumentasie moet in orde gehou word. Om dit maklik te maak om die nodige kontrak vir die verskaffing van goedere onder ander sakepapiere te vind, is dit die moeite werd om 'n aparte rak of vakkie daarvoor te skep. Maar nie net nie. Die kontrakte self moet ook gestroomlyn word.
Instruksies
Stap 1
Versamel al die kontrakte wat u wil opruim en evalueer dit. Let op hoe gereeld hulle gesluit word en met watter vennote. Dit sal u help om dokumente te klassifiseer.
Stap 2
As daar baie vennote is, is die metode om kontrakte te bestel teen die datum van die sluiting daarvan meer geskik. In die geval dat kontrakte oor dieselfde tydperk met dieselfde ondernemings gesluit word, kan dit deur teenpartye in 'n aparte kategorie (vouer) gegroepeer word. En in sommige gevalle is dit net genoeg om die kontrakte in alfabetiese volgorde volgens die name van die vennootfirmas te rangskik.
Stap 3
Welke metode u ook al kies, hou in gedagte dat lywige vouers baie ongerieflik is om te gebruik. Hersien die kontrakte en verwyder die kontrakte wat verval het uit die algemene stapel. Skep 'n aparte lêergids vir hulle. Sulke kontrakte word meestal net van tyd tot tyd benader; dit word nie in die alledaagse werk vereis nie.
Stap 4
Wanneer u kontrakte in chronologiese volgorde reël, moet u die algemene beginsels van die byhou en bewaring van rekords nakom. In die vouers wat gereeld gebruik word, is onlangs gesluit kontrakte bo-aan. Hieronder is dokumente met 'n vroeëre skeppingsdatum. Inteendeel, wanneer u in die argief indien, moet die eerste een bo-op wees, en die mees onlangse gesluit kontrak hieronder.
Stap 5
Gebruik merkers, etikette, boekmerke en ander skryfbehoeftes om die een kategorie van die ander visueel te skei. Sorg dat sulke afbakeninge duidelik in die vouer sigbaar is. Dit sal die soeke na die vereiste dokumente baie vergemaklik.
Stap 6
Nadat alle kontrakte vir die lewering van goedere op 'n gepaste manier in 'n vouer gelê is, moet u 'n register opstel. Sit dit op die omslag of plaas dit in 'n vouer bo-op alle kontrakte. Laat leë lyne in die register. As u 'n nuwe kontrak belê, moet u inligting daaroor in die register invoer.
