Die jaarverslag (hierna AR genoem), ongeag die omvang van die onderneming, is die belangrikste instrument vir finansiële kommunikasie. Die inhoud, omvang en ontwerp van burgerlike verdediging in sommige lande, byvoorbeeld in die Verenigde Koninkryk, word aktief deur die publiek bespreek, en daar word selfs kompetisies gereël vir sulke dokumente. Die voorbereiding en produksie van sulke GO's verg baie geld en word dikwels in groot hoeveelhede uitgereik.
GO is formele finansiële verslagdoening. GO word elke jaar aan aandeelhouers gestuur. GO word voorberei deur sowel kommersiële organisasies as nie-kommersiële organisasies. Volgens hierdie dokument kan 'n mens die onderneming se aktiwiteite vir die jaar beoordeel, sy vermoede vir die komende jaar, kan die huidige status en vooruitsigte gesien word.
GO stel gebruikers voor aan:
• 'n algemene beskrywing van die bedryf waaraan die organisasie deelneem;
• geouditeerde inkomstestate, finansiële posisie, kontantvloei en aantekeninge by die state;
• ontleding van die finansiële toestand van die onderneming en die resultate wat gedurende twee van die vorige jare behaal is;
• 'n beskrywing van die organisasie se aktiwiteite die afgelope jaar;
• inligting oor die verskillende sakesegmente van die onderneming;
• markwaarde van aandele en dividende.
Dit is 'n voorbeeld van 'n minimale HO. So 'n dokument pas gewoonlik slegs 'n paar bladsye in. Dit kos natuurlik 'n bietjie (behalwe in seldsame gevalle). Dit kan vergelyk word met 'n fotokopie van 'n dokument. Die organisasies wat hierdie verslae opstel, het ten doel om bloot aan wetlike vereistes te voldoen.
'N Hele paar ondernemings beskou GO as effektiewe en probleemlose bemarkingsinstrumente wat hul mening oor die lot van hul besigheid help versprei. Met ander woorde, baie medium en groot ondernemings spandeer baie geld aan verslae wat werklik innemend en informatief is. Hierdie soort GO kan met veiligheid 'n forum genoem word waardeur 'n onderneming sy houding uitspreek, beïnvloed, preek, uiteensit en enige aantal kwessies en onderwerpe bespreek.
'N Ope brief aan aandeelhouers gee dikwels die toon aan vir verslagdoening oor openbare maatskappye. Sulke briewe fokus gewoonlik op aspekte soos die resultate van die afgelope jaar, die onderneming se inisiatiewe en strategieë, marktoestande, belangrike sakegeleenthede, nuwe bestuurders en direkteure. Hierdie dokument word onderteken deur die voorsitter van die direksie. Kan die president van die maatskappy of sy bedryfshoof wees.
Sommige van hierdie briewe kan 'n dosyn of meer bladsye bevat en bevat foto's van die uitvoerende hoof in verskillende posisies.
Meer dikwels is hierdie letters egter aansienlik korter en is dit slegs 3000 woorde, of selfs minder.
GO word dikwels gebruik as 'n instrument om 'n onderwerp of konsep wat deur die bestuur van die organisasie onderskryf word, te bevorder (bemarking van hoë profiele). In hierdie geval kan 'n mens frases teëkom soos "Bereidheid vir die realiteite van die toekoms" of "Voldoen aan die behoeftes van die IT-era". Die burgerlike samelewing bevat onder meer soms individuele gebeure of ekonomiese toestande wat in die huidige jaar plaasgevind het.
Daar is ondernemings wat verskillende mylpale en herdenkings in hul verslae voorskryf, wat hul suksesse aan die gehoor demonstreer en hul betroubaarheid en kwaliteit beklemtoon. Ander organisasies lewer groot en veelsydige verslae in 'n bewese formaat wat hulle jaarliks gebruik met klein veranderinge wat gewoonlik verband hou met data-opdaterings.
In elk geval is die beste HO een wat die strategieë wat vir winsgewende groei gebruik word, definieer en die organisasie in 'n gunstige lig vertoon.
