Enige dokument wat gebaseer is op die ontvangs van geld, moet die korrekte vorm invul. As die organisasie fondse voorsien vir enige behoeftes, is dit nodig om daarvoor aan te meld deur 'n voorafverslag in te vul.
Wie moet die voorafverklaring voltooi
Die direkteur kan nie net so geld aan die organisasie gee nie. Aanvanklik moet 'n lys bepaal word van werknemers wat in aanmerking kom om voorskotfondse met 'n daaropvolgende verslag te ontvang. Hiervoor is dit nodig om 'n spesiale bestelling op te stel en uit te reik.
As 'n ondergeskikte fondse benodig om sake te doen, moet hy 'n verklaring oor die vrye vorm aan die direkteur verskaf. Dit is noodsaaklik om die vereiste bedrag aan te dui en die doel waarvoor die geld aangevra word. As die direkteur saamstem met die verklaring, onderteken hy persoonlik die verklaring en gee hy aan hoeveel hy toelaat om fondse te neem en vir hoe lank.
Dit is belangrik om daarop te wys dat kontant slegs uitgereik kan word aan 'n werknemer wat reeds volledig verslag gedoen het oor al die bedrae wat voorheen ontvang is.
Soms kan 'n werknemer 'n volmag benodig, wat namens die organisasie uitgereik moet word volgens die vasgestelde model nr. M-2 of nr. M-2a. Hierdie vorms is in 1997 goedgekeur deur 'n besluit van die Federale Staatsdiensdiens van die Russiese Federasie.
Vir die geld wat uitgegee is, wat uitgereik is in die rekeningkundige afdeling van die organisasie, moet die werknemer aanmeld. Daar is 'n sekere sperdatum waarin u 'n uitgaweverslag moet invul en indien. Dit is drie dae vanaf die einde van die tydperk wat deur die hoof van die organisasie op die aansoekvorm aangedui word.
As daar geld aan die werknemer voorsien word vir reisbehoeftes, moet hy dit in die volgende drie werksdae verreken nadat hy van 'n sakereis terug is.
Hoe uitgawe vir 'n uitgaweverslag bevestig word
As die werknemer geld oor het, kan hy dit nie net so aan die kassier teruggee nie. Eerstens moet u al die dokumente versamel wat bevestig dat die geld presies bestee is vir die behoeftes waarvoor dit voorsien is. Dit kan kontant- en verkoopsbewyse, kaartjies vir reis, kwitansies, handelinge en ander vorme van streng verslagdoening wees.
Nadat u sodanige dokument ontvang het, is dit noodsaaklik om na te gaan of die datum, bedrag en besonderhede leesbaar is.
Die werknemer moet alle dokumente by die rekeningkundige afdeling indien.
Wat gebeur as die onkosteverslag verkeerd ingevul is
As die werknemer binne drie dae verkeerd ingevul het of nie 'n voorafverslag ingedien het nie, sal die toesighoudende owerheid die ontvangde geld as inkomste beskou, waarop die versekeringspremie en persoonlike inkomstebelasting bereken moet word. As die werknemer later nog die nodige dokumente en 'n verslag verskaf, sal die rekenmeester 'n herberekening moet maak.
'N Gemagtigde werknemer van die organisasie kan die bedrag waarvoor die verslag nie ingedien is nie, weerhou van die werknemer se salaris.
Basiese reëls vir die opstel van 'n voorafverslag
Die volgende reëls is die kern van die verskaffing van 'n onkosteverslag:
- Die voorafverslag moet ondersteun word deur dokumente wat die uitgawes bevestig.
- Dokumente moet ingedien word nie later nie as 3 werksdae na afloop van die sakereis, die tydperk wat die bestuurder bepaal, of vanaf die oomblik dat u na siekte of vakansie werk toe gaan.
- 'N Verslag word opgestel in 'n spesiale vorm nr. AO-1. Dit is ook toegelaat om die vorm van 'n voorafverslag te gebruik wat deur die hoof van die organisasie goedgekeur word.
- Slegs die bestuurder moet verantwoordelik wees vir die goedkeuring van die onkosteverslag.
- Die voorafverslag word ingevul deur die werknemer wat die geld spandeer het. Sommige inligting moet ook deur 'n rekenmeester ingevoer word.
Die volgende gegewens moet in die voorafverslag aangedui word:
- Inligting oor die onderneming wat die geld aan die werknemer uitgereik het.
- Gegewens oor die werknemer wat geld van die organisasie ontvang het.
- Die doel waarvoor u geld moet voorsien aan 'n werknemer van die onderneming.
- Bedrag.
- Data oor alle uitgawes met bevestiging.
- Saldo van fondse, indien enige.
Aan die einde word handtekeninge aangebring deur die werknemer en werknemers van die rekenmeestersafdeling, wat die geld uitgereik het en die res ontvang het.
Dit is nie nodig om stempels op die voorafverklaring te plaas nie. Dit is omdat die dokument intern is. En gaan nie verder as die organisasie nie. Daarbenewens het alle regspersone, en nie net individuele entrepreneurs nie, sedert 2016 die volste reg om nie hul dokumente met hul seëls en seëls te onderskryf nie.
Die verslag word in een eksemplaar gevul. Dit is deel van die primêre dokumentasie en u moet nie foute maak met die ontwerp daarvan nie. As dit om een of ander rede nie moontlik was om vlekke of verkeerde invul te vermy nie, is dit beter om 'n nuwe vorm aan te neem en dit op 'n nuwe manier in te vul.
Hoe om 'n onkosteverslag in te vul
Dit blyk dat so 'n belangrike dokument vir interne verspreiding baie moeilik moet wees om in te vul. Maar dit is fundamenteel verkeerd. Nadat u dit vir die eerste keer ingevul het, moet daar later geen probleme wees as u dit weer moet invul nie.
Die data moet deur die werknemer in die volgende volgorde ingevoer word:
- Die OKPO-kode en die volledige naam van die onderneming word met behulp van die organisasie se registrasiedata ingevoer.
- In die kolomme langs die inskripsie "Advance report" is dit nodig om die dokumentnommer en die datum waarop dit opgestel is, neer te sit.
- Aan die regterkant is dit noodsaaklik om 'n bietjie vrye, leë ruimte agter te laat. Dit sal nodig wees vir die rekords van die hoof van die organisasie: die bedrag in woorde, die datum van goedkeuring van die verslag en die handtekening.
- Hieronder bevat die volledige reël inligting oor die werknemer wat die voorskotgeld ontvang het. Dit is nodig om aan te dui in watter strukturele eenheid hy werk, sy van, voornaam, patroniem en posisie. Die personeelnommer van die werknemer word ook aangedui en waarom die voorskot nodig was.
Dit sluit die eerste deel van die onkosteverslag af. Verder bevat die vorm twee tabelle. Een daarvan word ook ingevul deur die werknemer wat die geld ontvang het. U moet die totale bedrag van die vooruitbetaling en die geldeenheid waarin dit uitgereik is, invoer. Die bedrag van die saldo of oorbesteding moet hieronder aangedui word.
Die tweede tabel word deur 'n gemagtigde spesialis in die rekeningkundige afdeling voltooi. Dit moet data bevat oor rekeningkundige rekeninge, subrekeninge en fondse wat daardeur beweeg. Die transaksiekode en presiese bedrae moet aangedui word.
Onder die tabelle is dit nodig om aan te dui hoeveel dokumente aan die verslag aangeheg is en hoeveel bladsye hierdie dokumente bevat.
Nadat al die kolomme ingevul is, moet die dokumente deur die hoofrekenmeester nagegaan word. Volgens die uitslag moet hy die verslagdoeningsbedrag hiervoor in 'n spesiale reël aandui.
Hieronder moet die rekenmeester en die hoofrekenmeester met hul transkripsie geteken word. Verder moet 'n werknemer van die rekeningkundige afdeling die bedrag van die saldo of herberekening en die nommer van die kontantorder, waardeur hierdie bedrag deurgegaan het, aandui. Die kassier wat die saldo ontvang het of 'n bedrag uitgereik het wat identies is aan die besteding, moet ook die voorskot onderteken.
Die volgende deel van die finansiële verslag is onderhandelbaar. Dit moet al die nodige inligting oor die dokumente bevat, wat bevestig dat die geld aan die benodigde behoeftes bestee is. In hierdie gedeelte moet u die volgende data invoer:
- Besonderhede van elke organisasie wat die dokument uitgereik het.
- Datum van uitreiking.
- Naam.
- Die presiese hoeveelheid geld wat spandeer is.
- Die nommer van die telling waarmee die bedrag in die dokument aangedui is.
Die werknemer moet sy / haar handtekening onder die tafel teken in 'n spesiale reël. Sodoende sal hy die korrektheid van die gespesifiseerde inligting bevestig.
Die laaste gedeelte van die onkosteverslag is die afsnyparty. Dit het 'n kwitansie van die rekenmeester wat hy invul nadat hy dokumente van die werknemer ontvang het wat die geld bestee bevestig. Op die afskeurgedeelte is dit nodig om aan te dui:
- Inligting oor die werknemer (volle naam).
- Verslagnommer en datum van uitreiking.
- Die bedrag in woorde wat aan die werknemer uitgereik is.
- Aantal verslagdokumente wat die koste bewys.
Daarna plaas die rekenmeester die datum en handtekening. Die afneembare deel moet aan die werknemer oorhandig word as bewys van die data wat ontvang is.
