Kantoorwerk - werk met dokumente en dokumentasie ondersteuning vir die bestuur in hierdie spesifieke organisasie, gereguleer deur GOST R 51141-98 "Kantoorwerk en argiefondernemings. Terme en definisies ". Organisering van kantoorwerk is die organisasie van registrasie, berging en gebruik van inkomende, uitgaande en interne dokumente in die huidige aktiwiteite van die onderneming.
Instruksies
Stap 1
Wanneer u kantoorwerk organiseer, moet u besluit of u onderneming, organisasie, geografiese afgeleë afdelings of takke, dit in ag neem en 'n meganisme bied vir interaksie met hierdie afdelings. Die stelsel van kantoorwerk in hulle moet identies wees aan die hoofkantoor om probleme tydens registrasie en papierwerk te vermy.
Stap 2
Dink aan watter van die bestaande vorms van kantoorwerk u gaan gebruik: gesentraliseerd, gemeng of gedesentraliseerd. Hul keuse word bepaal deur die struktuur van die onderneming (of dit geografies afgeleë onderafdelings het) en die tegniese toerusting van die kantoorbestuursdiens. As hierdie diens min is en nie tegnies aangebied word nie, word 'n gedeelte van die funksies daarvan oorgedra na onderafdelings. In hierdie geval vind gemengde kantoorwerk plaas. In die geval dat hierdie diens toegerus is met al die nodige personeel, hardeware en sagteware, sal hierdie vorm van rekordhouding gesentraliseer word.
Stap 3
Kies in elke strukturele eenheid 'n spesiale personeel-eenheid wat kantoorwerk sal verrig. Indien dit nie moontlik is nie, moet u 'n ander werknemer aanstel wat die uitvoering van sy hoofpligte met die funksie van 'n klerk sal kombineer.
Stap 4
Bepaal die aantal en nomenklatuur van sake, wat alle inkomende, uitgaande en interne dokumente sal insluit. As dit dokumente van 'n hoër (ouer) organisasie is, word dit aan die hoof voorgelê vir oorweging; dokumente van ondergeskikte organisasies moet voorgelê word aan die adjunkhoof met die samewerking met hulle. Gevolglik word 'n beroep op burgers gerig op die adjunk wat die verantwoordelikheid het om met die bevolking saam te werk.
Stap 5
Nadat u die korrespondentiekring geïdentifiseer het, maak u 'n klassifiseerder waarmee u onmiddellik kan bepaal aan watter korrespondentegroep hierdie dokument behoort. Stel byvoorbeeld vir regeringsinstansies kode 01 toe, vir briewe van 'n superieure organisasie - kode 02, vir verskaffers - kode 03, vir kliënte - kode 04, ens. Dit sal help om die vloei van dokumente binne die organisasie te stroomlyn.
Stap 6
Bepaal in watter vorm die sirkulasie van die dokument uitgevoer sal word - in 'n tydskrif of kaart. Albei vorms word geïmplementeer in spesiale programme vir elektroniese dokumentbestuur. As u nog nie so 'n program kan koop nie, gebruik elektroniese dokumentregistrasietydskrifte, dit kan in Excel opgestel word.
