Enige vervoer van goedere vanaf 'n verskaffer na 'n verbruiker moet behoorlik gedokumenteer word; hiervoor word 'n aantal versendingsdokumente gebruik wat die reëls vir vervoer en die bepalings van die aflewering van die goedere reguleer.
Instruksies
Stap 1
Die vrachtbrief behoort tot die versendingsdokumente, wat gebruik kan word as kwitansies en debietorders. Hierdie dokument moet behoorlik geformateer wees. Die faktuur moet inligting bevat oor die produk, die hoeveelheid, die prys vir elke item en die totale bedrag, die nommer en die datum van uitreiking van die dokument. Die vrachtbrief word deur die verantwoordelike persone opgestel wanneer die goedere in die pakhuis vrygelaat word en wanneer dit by die handelsorganisasie ontvang word, moet dit gesertifiseer word met ronde seëls van die verskaffer en ontvanger.
Stap 2
Registrasie van die goedere wat ontvang word, geskied op grond van klousule 2.1. "Metodologiese aanbevelings vir die boekhouding en registrasie van bedrywighede van ontvangs, berging en vrystelling van goedere in handelsorganisasies". Alle meegaande dokumente (faktuur, vragbrief, ens.) Word gestempel, en alle kwitansies word in die "Goedereontvangstjoernaal" aangeteken, wat die naam, nommer en datum van die ontvangsdokument aandui, asook inligting oor die produk. Na aanvaarding van die goedere kan die gegewens in die meegaande dokumente nie meer hersien word nie. Die goedere moet op die dag van ontvangs gekapitaliseer word, anders word daar 'n aantekening gemaak in die kommoditeitsverslag wat die redes aandui vir die onmoontlikheid om die goedere op die dag van ontvangs te plaas.
Stap 3
Ingeval die goedere wat ontvang word nie ooreenstem met die dokumentêre lys nie, word dit deur 'n spesiale kommissie aanvaar en word 'n "Aanvaardingswet" opgestel. As die afwykings verband hou met die hoeveelheid en kwaliteit van die goedere, word 'n "Wet op die vasstelling van afwykings in die kwaliteit en hoeveelheid by die aanvaarding van voorraaditems" opgestel, met die teenwoordigheid van die verskaffer se verteenwoordigers en die wesenlik verantwoordelike persoon. As 'n oorskot aan goedere gevind word, is die teenwoordigheid van die verskaffer se verteenwoordigers opsioneel.
